lunes, 16 de noviembre de 2009

La función SUBTOTALES en Excel.

Me preguntó en cierta ocasión un compañero cómo podía saber el sumatorio acumulado de un campo de su base de datos cuando aplicaba un Autofiltro.
Dedicaré un momento a explicar el funcionamiento de la función SUBTOTALES, muy útil cuando trabajamos con filtros, y necesitamos operar con algunos de sus campos.
Si tenemos el siguiente ejemplo:


Aplicaremos una función SUBTOTALES al campo 'Precio compra'
=SUBTOTALES(9;$D$2:$D$11)
sabiendo que los argumentos de la función son
=SUBTOTALES(núm función; valor1, valor2, ...)
El argumento Número de función responde a la tabla:


Es importante recordar que la función SUBTOTALES pasa por alto las filas que no se hayan incluido en el resultado de un filtro, independientemente del valor de núm función que utilice; además esta función sólo evaluaría un resultado sobre filas ocultas y nunca sobre columnas ocultas. Los números de funciones del 101 al 111 únicamente funcionan cuando hablamos de listas.

Sabiendo esto, cobra sentido la función aplicada anteriormente para nuestro pequeño ejemplo, puesto que queríamos saber cuál era el sumatorio del campo 'Precio compra' cada vez que tuvieramos aplicado un filtro, es decir, filas ocultas. Al no estar trabajando con Listas tomamos como número de función el valor 9 (también funciona exactamente igual con el valor 109).

15 comentarios:

  1. Mmm. Estoy haciendo una nomina con tres eps diferentes y necesito sacar el total de cada eps sin necesidad de hacer la suma manual, Como lo puedo hacer??

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  2. Hola,
    para realizar sumas tienes varias posibilidades; echa un vistazo a esta entrada
    http://excelforo.blogspot.com/2010/02/sumas-condicionadas-sumarsiconjunto.html
    podrás comprobar que propongo un par de alternativas; además de éstas, podrías utilizar el SUMAR.SI
    http://excelforo.blogspot.com/2009/06/funcion-directasumarsi.html
    o también tablas dinámicas
    http://excelforo.blogspot.com/search/label/Tabla%20din%C3%A1mica
    Espero te sirva alguna de las propuestas.
    Slds

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  3. Hola, me podrian indicar como es la formula para colocar subtotales de conteo en unas columnas con condiciones de rango??

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  4. Hola,
    la función subtotales funciona como se explica en
    http://excelforo.blogspot.com/2009/11/la-funcion-subtotales-en-excel.html

    de todas formas si no encuentras en esa entrada lo que necesitas, mándame un correo a
    excelforo@gmail.com
    explicando un poco más qué necesitas, y si es posible envía un pequeño ejemplo.
    Un saludo

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  5. excelente blog muy buena informacion de hecho en el foro salen detalles que se aprenden

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  6. me gustaria me enviaran informacion como hacer macros en excel gracias

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  7. Hola José,
    muchas gracias por tus comentarios, me alegro le hayas sacado algo de provecho.
    Respecto a la forma de realizar macros en Excel, poco te puedo ayudar, ya que no dispongo de ningún manual. Lo poco que puedo mostrarte lo hago o he hecho a través de este blog.
    La mejor manera de aprender es navegar en foros y páginas gratuitas donde la gente responda tus dudas. Además siempre encontrarás algún manual para principiantes en internet.
    Siento no poder proporcionarte más información.
    Un saludo!!

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  8. Hola buenos dias
    Me gustaria saber si se puede anidar la funcion sumar.si en la de subtotales.
    Gracias

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  9. Hola,
    pues por la estrucutura de la función SUBTOTALES no creo sea posible tal cosa, o en todo caso, para anidarlo en sustitución del primer argumento que indica a la función SUBTOTALES el tipo de función u operación a totalizar, pero con la limitación de valores indicada en la entrada.
    Slds

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  10. Hola!!

    No se porqué hace unos días ya no se actualiza cada vez que filtro para sacar los subtotales, anteriormente si los filtraba bién, pero hace una semana tengo que darle F2 para que los calcule.

    Me pueden apoyar por favor

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  11. Hola,
    deberías comprobar si se ha cambiado la forma de cálculo de automático a manual...

    En principio no se me ocurre otra cosa, habría que conocer qué se ha hecho con ese fichero.
    Slds

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  12. Estoy usando subtotales, pero el que sale en el Menu Data\Subtotales y tengo el siguiente problema: Primero saco un subtotal por pool y luego por especie, me quedan mal los 2 último totales
    Pool Variety Cases

    F6695 RUBY DIAMOND 112
    F6695 RUBY DIAMOND 329
    RUBY DIAMOND Total 441
    F6695 ELEGANT LADY 112
    F6695 ELEGANT LADY 120
    ELEGANT LADY Total 232
    F6695 FLAME CREST 240
    F6695 FLAME CREST 352
    FLAME CREST Total 592
    F6695 BLACKAMBER 240
    F6695 BLACKAMBER 120
    BLACKAMBER Total 360
    F6695 FORTUNE 120
    F6695 FORTUNE 480
    F6695 FORTUNE 110
    F6695 Total 2,335
    FORTUNE Total 710
    Primero me queda el total de F6695 y después el de Fortune, porque puede ser??

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    Respuestas
    1. Hola!
      la herramienta Subtotales opera incluyendo esos subtotales (de suma en tu caso) en cada cambio que haya en el campo indicado, por eso te añade el subtotal parcial en cada cambio por 'Especie' o bien siempre que encuentre un Subtotal anterior ya existente.
      Intuyo que quieres que para cada salto/cambio en el campo 'Especie' te añada un parcial de 'Pool' y de 'Especie', por lo que tendrías que iniciar y agregar primero el Subtotal para 'Especie' y a continuación para 'Pool'.

      Espero haber contestado tu pregunta, ya que replicando tus indicaciones la herramienta sí funciona correctamente.
      Slds

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    2. Hola! quiero usar la herramienta subtotal de la parte de datos, pero no me deja; aparece no seleccionada y no sé por qué es. He probado de todas las maneras. Seleccionando el rango, una celda y no hay manera. ¿Por qué es?

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    3. Hola,
      para emplear la herramienta Subtotal mejor selecciona todo el rango a totalizar, pero previamente debes realizar ciertos ordenamientos de los campos sobre los que vayas a añadir los Subtotales.
      Si ves que no te funciona envíame el fichero a
      excelforo@gmail.com
      y le echo un vistazo.
      Slds

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