lunes, 10 de mayo de 2010

Ejercicio con LISTAS de Excel.

Un par de meses atrás expliqué brevemente cómo funcionaban las LISTAS o Tablas, y las muchas ventajas que tenía trabajar con ellas.
El ejercicio que planteamos surge de la cuestión planteada por un usuario:

...tengo dos libros en ALUMNO.XLS Y INFORMACION.XLS y necesito que al modificar o crear filas en el libro alumno.xls se actualice el libro informacion.xls sólo con el apellido que esta en la celda NOMBRE (tiene junto el nombre y el apellido) , y la celda CURSO ....


Resolveré el ejercicio empleando la función BUSCARV y la Tablas o Listas.
Las bases de datos de las que disponemos son, para el Libro 'Alumno.xls':

Ejercicio con LISTAS de Excel.


y para el libro 'Información.xls':

Ejercicio con LISTAS de Excel.


El primer paso será darle a la base de datos del libro 'Información.xls' las propiedades de las Listas, para lo que seleccionaremos el rango A1:B5 y presionaremos Ctrl+q, o bien desde Excel 2007 desde el menú Insertar > Tablas > Tabla
Una vez convertido el rango en Lista, insertaremos dos columnas nuevas Apellido y Curso:

Ejercicio con LISTAS de Excel.


Por último dentro de estas nuevas columnas del libro 'Información.xls', insertadas en la Lista, incluiremos las funciones BUSCARV para vincular los datos requeridos de Apellido y Curso del Libro 'Alumno.xls'; aprovecharemos que en ambas bases de datos existe un campo común como es el código:
para obtener el Apellido
=BUSCARV(A2;'[ALUMNO.xls]Hoja1'!$A:$F;3;0)
y para obtener el Curso
=BUSCARV(A2;'[ALUMNO.xls]Hoja1'!$A:$F;4;0)
La ventaja de ser una Lista es que cada vez que incluyamos un nuevo Código de alumno en el libro 'Información.xls' traerá los datos (si existen) del libro 'Alumno.xls' y sólo tendremos que añadir el dato de 'Fecha'.
En caso que no existiera el código de alumno, y no quisieramos que nos mostrara el error #N/A, podríamos optar por cambiar la fórmula del BUSCARV por otra que elimine el error, ver ESERROR

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