martes, 31 de agosto de 2010

Tablas dinámicas: Ocultar registros sin datos.

Una lectora preguntaba la forma de ocultar a la vista en una Tabla dinámica ciertos registros sin datos:

...En una tabla dinámica donde tengo Fila "Nombre" Columna "Edades de cartera, 5 rangos", Valores "Suma de cartera en su respectivo rango de edad", si filtro 2 de los 5 rangos de edades muchos de los nombres me quedan con saldos en cero. Quiero que no me muestre esos campos (los sombreados con amarillo)

Tablas dinámicas: Ocultar registros sin datos.

...


Replicaré un ejemplo para ver la estructura de la Tabla origen de datos y cómo ha quedado construida la tabla dinámica:

Tablas dinámicas: Ocultar registros sin datos.


Construimos en base a esta tabla de datos una Tabla dinámica, agregando el campo 'Nombre' al área de filas, el campo 'Edad' al área de columnas y el campo 'Importe' al área de datos; además hemos agrupado por intervalos de 30 años el campo 'Edad'(ver).
Tenemos entonces la siguiente Tabla dinámica, con los valores:

Tablas dinámicas: Ocultar registros sin datos.



He de decir que ocultar todos los registros que solicitaba nuestra amiga es imposible, ya que en algunos casos los registros de nombres tenían algún valor para alguno de los intervalos de Edad dado; sin embargo podemos 'limpiar' de valores vacíos nuestra Tabla dinámica, únicamente para aquellos en que para todos los intervalos de Edad no tuvieran valores.
Muy sencillo, desplegamos el menú del campo 'Nombre', buscamos Filtros de valor y luego No es igual a..., en nuestro caso a cero:

Tablas dinámicas: Ocultar registros sin datos.


Tablas dinámicas: Ocultar registros sin datos.


Con lo que lograremos ocultar todos los registros del campo 'Nombre' que no tengan ningún valor en alguno de los campos del área de columnas...

Tablas dinámicas: Ocultar registros sin datos.

15 comentarios:

  1. Muy bueno el tutorial, mi consulta es:
    Porque si en la tabla dinámica agregué un elemento calculado, cuando voy a filtros de valor me los inhabilita todos los tipos de filtros y solo puedo seleccionar "Diez mejores..." ??
    Hice muchas tipos de pruebas y no puedo lograr ocultar los registros sin valor cuando la tabla contiene un elemento calculado. Esto es así? mil gracias Silvio

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  2. Hola Silvio..
    ummm... un poco raro, lo he comprobado con algún ejemplo que tengo con elementos calculados y en mi caso si los tengo habilitados (todos los tipos de filtro de valor).
    Supongo, por descartar, que los elementos son valores, e.d., no son de texto???
    De todas formas, envíame si quieres un ejemplo a
    excelforo@gmail.com
    y le echo un vistazo.
    Slds

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    1. Buenas tardes, me pasaba lo mismo que Silvio y era un tema de la versión del excel que estaba usando, copie la tabla en una hoja de excel 2007 y funcionó perfecto con las opciones del filtro que comentan en el ejemplo.

      Slds,

      PDJ

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  3. YO tengo un elemento calculado y cuando se muestra arroja demasiado valores hacia abajo con ceros. los trato de filtrar pero no pasa nada. quien me puede por favor

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    1. Hola,
      podrías enviarme el ejemplo a
      excelforo@gmail.com
      ya que no acabo de entender cual es el problema.
      Slds

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  4. como hacer una tabla que contenga registros en blanco sin meter código vb? en mi excel puedo hacerlo, no se si es xq he activado algo, el caso es que no se reproducirlo en otros equipos, ideas?

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    1. Hola,
      supongo que hablamos de una Tabla dinámica.
      Si es así, existe una Opción en la pestaña de Mostrar, que permite habilitar o deshabilitar: Mostrar elementos sin datos en las filas y Mostrar elementos sin datos en las columnas
      Mira si es esto lo que tienes activado/desactivado.
      Slds

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  5. Con respecto a tablas dinámicas, al querer agrupar por fechas un rango sale perfecto pero si luego quiero crear OTRA tabla dinámica (con respecto a la misma tabla) para agrupar por trimestres al crearlo afecta a la tabla anterior, porque? No es posible agrupar de forma independiente? Gracias

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    1. Hola,
      es muy habitual que al crear varias tablas dinámicas sobre un mismo origen de datos, éstas mantengan una dependencia que provoque cambios o modificaciones entre ellas cuando se reestructura alguna.
      La manera de evitar esto es, si trabajas con Excel 2007/2010, es generar las TD con el asistente de TD de Excel 2003 (presiona Alt+t+b). Esto te permitirá que según vayas creando diferentes TD sobre el mismo origen, te preguntará si quieres guardar una independencia entre estas TD... simplemente confirma la independencia, y ya podrás trabajar con varias TD sin que se vean afectadas entre ellas.
      Slds

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  6. Este comentario ha sido eliminado por el autor.

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  7. tengo un problema con las tablas dinámicas en excel 2010. En las versiones anteriores cuando ordendaba datos de forma descendente aquellas Filas/Columnas que no tenían información quedaban de últimas; sin embargo ahora están quedando de primeras.
    Sabes donde puede estar el error? que opción puede estar activada que haga eso?

    gracias!!!

    pd. es este mismo caso:
    http://www.mrexcel.com/forum/showthread.php?632788-Pivot-Table-Sort-on-blanks-in-Excel-2007-different-to-Excel-2003

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    1. Hola,
      la verdad no recordaba este aspecto de la ordenación, de todas formas en versiones anteriores (lo he probado por confirmarlo) actúa de igual forma; al ordenar de forma descendente, los elementos 'en blanco' los coloca los primeros...
      Lo que si ha cambiado es la localización inicial, ya que en versiones antiguas los elementos en blanco los colocaba los últimos, por defecto, y ahora los ordena donde corresponda, teniendo en cuenta el orden alfabético normal, salvo, curioso, que le des una ordenación ascendente.
      Respondiendo a tu cuestión, no creo que se trate de un error, si no un cambio en el criterio de las nuevas tablas dinámicas (quizá la herramienta que más haya cambiado).
      Lo más parecido a configurar esta ordenación lo encontramos en la configuración de la Segmentación de campos, donde en la opciones de Ordenación encontramos una posibilidad de Mostrar elementos sin datos al final, aunque sólo es válido mientras no realicemos ninguna ordenación.
      Slds

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  8. como hago para ocultar valores Cero en un tabla dimamica,oculatar, no reemplazar con vacios?

    gracias

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    1. soy vladi, no supe poner mi nombre. gracias

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    2. Hola Vladi,
      tendrías que aplicar un filtro sobre el campo en concreto de la TD, no mostrando ese elemento 'cero'...
      lo que ocurre que muchas veces depende de la configuración de la TD (qué campos están en el diseño o si tienes añadidos elementos o campos calculados) no funciona como esperábamos.

      Slds

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