sábado, 11 de diciembre de 2010

Aceptar rótulos en las fórmulas.

Recibí un correo de un usuario preguntaba sobre el funcionamiento de una utilidad de Excel, el antiguamente llamado Aceptar rótulos en las fórmulas (para Excel 2003), y ahora, para Excel 2007 renombrado como Usar nombres de tabla en las fórmulas:

...He visto en Excel, que se pueden utilizar rotulos numéricos, activando previamente la casilla de verificación “Aceptar rótulos en las formulas” en la ficha Calcular, pero no se exactamente como funciona, me gustaría algunos ejemplos para comprender su funcionamiento...


Identificaré en primer dónde encontrar dicha utilidad.
Para Excel 2003, buscaremos en el menú Herramientas > Opciones > Pestaña Calcular > Sección 'Opciones de Libro'

Aceptar rótulos en las fórmulas.


Si ya trabajamos en Excel 2007 o superiores, buscaremos en el botón de Office > Opciones de Excel > Fórmulas > Sección 'Trabajando con fórmulas'

Aceptar rótulos en las fórmulas.


Es importante remarcar que para la versión Excel 2007, dicha opción se encuentra por defecto activada, mientras que para versiones anteriores de Excel deberemos marcarla si queremos trabajar con esa ventaja.
También es importante comentar que la herramienta es similar y no igual a la de versiones anteriores, ya que en Excel 2007 está supeditada a la creación de Tablas o Listas, asignándole la propiedad de 'Aceptar rótulos en las fórmulas' de la versión Excel 2003 a dichas Tablas o Listas.

Hemos visto dónde encontrar esta utilidad, y me voy a centrar para contestar al usuario en la utilidad de Excel 2003 Aceptar rótulos en las fórmulas, ¿pero para qué sirve?.
Cuando trabajamos con tablas de datos, y en éstas tenemos rótulos en la cabecera por filas o por columnas, al tener activada dicha utilidad, se nos facilita el trabajo sobre dicha tabla, ya que sin necesidad de asignar nombres a rangos (ver) podremos trabajar de manera similar...
Veamos un ejemplo. Tenemos la siguiente tabla de datos:

Aceptar rótulos en las fórmulas.


Sin 'asignar nombres a los diferentes rangos' de nuestra tabla, podemos operar sobre ella empleando los nombres de los distintos rótulos:

Aceptar rótulos en las fórmulas.


Simplemente arrastrando nuestra fórmula se actualizará, utilizando los diferentes rótulos correspondientes por fila o columna. Es decir, introdujimos en la celda D3 la fórmula:
=SUMA(concepto a)
y tras aceptar, la copiamos a las celdas D4 y D5; vemos que se actualiza automáticamente. Igual proceder para las columnas.

Aceptar rótulos en las fórmulas.


Por tanto, la ventaja de esta utilidad es que proporciona toda la fuerza de la herramienta 'asignar nomnres a rango', pero de una manera más rápida y fácil...

3 comentarios:

  1. Andaba buscando justamente este tema cuando topé con este foro que lo explica muy claramente.

    Hice los mismos ejemplos del foro, pero las fórmulas no me funcionan; me dan "#¿NOMBRE?" como resultado.

    Por favor Ismael, alguna explicación?

    Gracias

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    1. Hola!
      probablemente no estés utilizando Excel 2003, si no Excel 2007, 2010 o incluso 2013.
      Aunque la activación de la utilidad está explicada la notación que se emplea es algo diferente, por ejemplo en Excel 2010 la suma del campo aparecería:
      =SUMA(Tabla1[dato])
      y no simplemente
      =SUMA(dato)
      de ahí el error que te devuelve.
      Lo mejor que puedes hacer es seleccionar el campo de la tabla como rango de la función.
      Slds cordiales

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  2. En Excel 2013 no parece estar activado el uso de rótulos de las filas

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