martes, 27 de septiembre de 2011

La herramienta Seleccionar celdas visibles en Excel.

Algunas entradas atrás expliqué como añadir un Suma y sigue o un Suma anterior al inicio y fin de las páginas impresas (ver). A partir de éstas, surgió la duda, a una lectora, de cómo podíamos seleccionar sólo las filas añadidas de subtotales, sin ir de una en una, para cambiarles el formato:

...con un filtro en el subtotal por hoja, en el suma y sigue y en el total anterior, pude darle formato a la celda en cuanto a dimensiones y de lineas ...solo en dichas lineas, pero cuando intento colocarles color de la misma forma...toda la planilla asume dicho color...que dolor de cabeza...(te cuento que en el primer subtotal elegido si asumieron únicamente las lineas elegidas como quería, pero para la segunda selección ya no hubo caso)quiero que las filas de los distintos subtotales queden bien diferenciadas ..hay alguna forma que solo las lineas elegidas asuman los parámetros que les doy..o solo podré darles color linea x linea?...


Veamos como trabajar, entonces, con rangos de celdas discontinuos de una manera rápida y sencilla.
Comenzaremos con un listado de valores, a los que hemos añadido un columna auxiliar con valores tomados de cuatro en cuatro, al estilo de lo que hicimos en este post, para luego aplicarle la herramienta Subtotal.
Tenemos entonces:

La herramienta Seleccionar celdas visibles en Excel


La idea es seleccionar de una vez, sólo las celdas de la columna B ('Datos'), que correspondan a las filas de Subtotales añadidos.
Para eso, el primer paso será sacar a la Barra de herramientas de acceso rápido el comando Seleccionar celdas visibles:

La herramienta Seleccionar celdas visibles en Excel


Una vez a la vista en nuestra barra de herramientas, ya podemos seguir trabajando.
Ocultaremos el detalle de nuestra tabla de datos, bien presionando el botón 2 del Esquema generado, o bien con todo seleccionado presionando el botón Ocultar detalle (desde Ficha Datos > Grupo Esquema > Ocultar detalle).
Nos quedará comprimido mostrando únicamente las líneas de subtotales y total general.
Ahora seleccionaremos con el ratón el rango a la vista (B6:B21):

La herramienta Seleccionar celdas visibles en Excel


Con el rango B6:B21 seleccionado presionaremos bien el botón Seleccionar celdas visibles bien Alt+, (si no quisieramos trabajar desde la Barra de herramientas); con esta acción hemos conseguido tener seleccionado exclusivamente las celdas que nos interesan, esto es, las celdas visibles. Ya podemos cambiarles el formato o realizar cualquier otra operación sobre ellas.
Por ejemplo, le daremos un color de fondo Naranja, y a la fuente Azul y negrita.
Si Mostramos el detalle de la Tabla de datos comprobaremos que, efectivamente, sólo han sido modificadas las celdas que teníamos a la vista.

La herramienta Seleccionar celdas visibles en Excel


De igual forma podríamos pegar una función o fórmula sólo a las celdas visibles, como se hizo en el ejemplo de 'Suma anterior', en el que se modificó el primer SUBTOTAL por:
=SUBTOTALES(9;$B$2:B5)
para luego copiar ésta y marcar el resto del rango B6:B20, y tras Seleccionar celdas visibles efectuamos el pegado de dicha celda. Observando cómo, dichas fórmulas han sido modificadas, quedando el resto de la tabla intacta.
Fijémosnos como quedaría nuestra tabla si no hubieramos tenido la precaución de Seleccionar sólo las celdas visibles:

La herramienta Seleccionar celdas visibles en Excel

6 comentarios:

  1. Saludos Cordiales!!!
    Tus conocimientos son estupendos y gracias a tus claras explicaciones los pude aplicar e ingresar a mi rutina de trabajo diaria....te presento mis respetos y agradecimientos...

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  2. Excelente explicación.

    Muy útil para mi trabajo diario este consejo, estaba ya harto de pelear con las celdas "invisibles".

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  3. gracias millon!!! no sabes cuanto he buscado esta opción! no la recordaba

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    1. De verdad que me alegra ser de utilidad...
      gracias a todos!!

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  4. gracias hermano! me es de mucha ayuda este complemento!

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