miércoles, 23 de noviembre de 2011

La función SUBTOTALES en Tablas de Excel.

En un correo reciente un lector del blog preguntaba por una función de conteo en Excel:

...Necesito generar reportes de una base de datos, previamente filtrada, para ello tengo que estar cambiando manualmente el numero de resultados encontrados al aplicar el filtro, resultados que por lo general indican el número de filas encontradas (resultado que aparece en la parte inferior izquierda de la barra de estado al filtrar la información).
Mi pregunta es “Existe alguna Fórmula que automáticamente devuelva el número de las filas encontrados al ir filtrando la información”...


La respuesta la podemos encontrar en un post de este mismo blog que explicaba el uso de la función SUBTOTALES (ver)... sin embargo, aprovechando esta cuestión, añadiré algo más sobre el uso de esta función en Excel 2007 o 2010 al combinar su uso con el de Tablas (o Listas).
Trabajaremos sobre una base de datos sencilla con dos campos 'Concepto' e 'Importe':


La función SUBTOTALES en Tablas de Excel.


Como podemos ver, nuestro origen de datos es una Tabla de Excel, sabiendo que el método más sencillo para convertir un rango de datos en Tabla es presionando Ctrl+t (para Excel 2010) y Ctrl+q para Excel 2007 y anteriores.
El objetivo es contar el número de elementos mostrados una vez filtrado por algún o algunos de los elementos de la Tabla, por ejemplo, por el elemento 'b' del campo 'Concepto'; para ello nos iremos a la celda B13 (debajo del último registro de nuestra tabla) e insertaremos la función
=SUBTOTALES(102;[Importe])
con lo que nos aseguraremos que sólo cuente los registros visibles de nuestra tabla filtrada


La función SUBTOTALES en Tablas de Excel.


Lo interesante es que al añadir esta función se nos muestra un pequeño desplegable y una pequeña etiqueta asociada a la celda en cuestión... veamos que contienen una y otra.
Si desplegamos la etiqueta de sumatorio (Opciones de autocorrección) veremos tres posibilidades de localización para nuestra fución SUBTOTALES:


La función SUBTOTALES en Tablas de Excel.


He optado por 'Colocarla en la fila de totales de la tabla'.
Además tenemos un desplegable activo que nos mostrará diferentes posibilidades para cambiar el sentido de nuestra función SUBTOTALES e incluso añadir otro tipo de funciones:


La función SUBTOTALES en Tablas de Excel.


Con esta opción podremos modificar el tipo de función totalizada de manera sencilla, sin entrar a modificar la función SUBTOTALES.
Podemos ver como, una vez filtrado por el elemento 'b' del campo 'Concepto', el SUBTOTAL mostrado responde al número de registros visibles de nuestra Tabla de Excel:


La función SUBTOTALES en Tablas de Excel.

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