viernes, 16 de diciembre de 2011

Segmentación de datos en tablas dinámicas de Excel 2010.

Llevaba tiempo queriendo escribir algo sobre el empleo de esa nueva utilidad que nos aportan, con Excel 2010, nuestras tablas dinámicas; en concreto hablaré de la Segmentación de datos.
Realmente esta utilidad sólo aporta facilidad, que no nueva funcionalidad, ya que esta Segmentación de datos muestra controles visuales que nos permiten filtrar datos rápidamente en nuestra tabla dinámica de forma interactiva e intuitiva; usando botones para segmentar y/o filtrar rápidamente los datos para mostrar únicamente lo que se necesita. Desde luego son funcionalidades que anteriromente hacíamos con los botones de filtro bien de los campos de tabla o campos de filtro, claro está de campos añadidos en nuestra tabla dinámica... quizá aquí es donde esta herramienta aporta mayor novedad, ya que ésta no requiere que el campo 'segmentado' esté incluido en la estructura de tabla dinámica.

Veamos el uso con un pequeño ejemplo, como siempre.
Dispondremos de un origen de datos sobre el que crearemos una tabal dinámica, igual que tantas veces:

Segmentación de datos en tablas dinámicas de Excel 2010.


Vemos como hemos llevado al área de filas el campo 'fecha' (campo sobre el que hemos realizado una agrupación por años), al área de columnas el campo 'departamento' y al área de datos el campo 'total'.
Con la tabla dinámica activada, nos iremos a la Barra de herramientas de tabla dinámica > Opciones > Ordenar y filtrar > Insertar Segmentación de datos:

Segmentación de datos en tablas dinámicas de Excel 2010.


Al activar la herramienta nos pregunta sobre qué campo o campos deseamos realizar el análisis, en nuestro caso seleccionaremos 'fecha' y 'concepto', por desplegar uno incluido en la tabla y otro que no.

Segmentación de datos en tablas dinámicas de Excel 2010.


Vemos como al Aceptar nos muestra dos ventanas (una para cada campo seleccionado) con los elementos disponibles de cada campo, además arriba a la derecha tenemos un 'botoncito' de filtro:

Segmentación de datos en tablas dinámicas de Excel 2010.


Antes de continuar observemos que al tener activo estos cuadros de 'Segmentación de datos' se habilita una Barra de herramientas de Segmentación de datos desde la que podremos configurar especialmente el aspecto de estos cuadros

Segmentación de datos en tablas dinámicas de Excel 2010.


yo me centraré en el número de columnas con el que mostrar los diferentes elementos del campo, que para el campo concepto definiré en 3, quedando con el siguiente aspecto:

Segmentación de datos en tablas dinámicas de Excel 2010.


Una vez, visto las posibilidades de aspecto de estos cuadros de Segmentación (número de columnas, colores, etc); nos podemos centrar en la funcionalidad concreta, esto es, aplicar diferentes filtros sobre los campos de la Tabla dinámica, y en concreto de los campos segmentados.
Por ejemplo, queremos visualizar en nuestra tabla dinámica, los 'años' impares (2009 y 2011) para los 'conceptos' bbb y ccc; para ello presionamos dichos elementos (para pulsar varios elementos al tiempo, mantenemos presionada la tecla de Control):

Segmentación de datos en tablas dinámicas de Excel 2010.


El resultado es el esperado, en la tabla dinámica sólo visualizaremos los valores filtrados, viendo en los cuadros de segmentación remarcados los elementos seleccionados.

14 comentarios:

  1. Hola, sabes como puedo mostrar segmentación de datos en excel 2007, me refiero al abrir el archivo creado en 2010 no es compatible con versión inferior.

    ResponderEliminar
    Respuestas
    1. Hola!
      que yo sepa no es posible habilitar una herramienta de una versión superior (o una función, etc) en una vesión inferior...

      Lo siento
      :-(
      Slds

      Eliminar
  2. Hola,tengo excel 2010 y no realize 3 tablas dinamicas de la misma matriz, pero no me aparece la opción de insertar la segmentación

    HELP

    ResponderEliminar
    Respuestas
    1. Hola Nikolas,
      la opción de Insertar Segmentación te debe aparecer entre las opciones de la Barra de Herramientas de tabla dinámica de cualquiera de tus TD (ya sea Excel 2010, 2013 o 2016).
      Slds

      Eliminar
  3. Buenas noches

    Es evidente que la opción de segmentación aparece siempre, pero en mi caso siempre desactivada, con lo que no puedo ejecutarla. Por ello, mi pregunta: ¿hay al una restricción respecto a algo sobre la tabla original? Lo comento porque en otro archivo con una tabla muy parecida he logrado segmentar los datos. Me pregunto si tendrá que ver con algo relacionado con celdas combinasdas.

    Muchas gracias de antemano

    ResponderEliminar
    Respuestas
    1. Hola Mikel,
      ¿hablamos de Segmentación de datos sobre tabla o sobre tabla dinámica?...
      En ambos casos no es posible trabajar con Celdas combinadas..
      ???

      Saludos

      Eliminar
  4. Hola,
    Tengo una pregunta que quizás tu sabes hacer, ¿es posible que una segmentación de datos sea restrictiva en cuanto a la selección?, es decir, ¿es posible hacer que sólo se pueda elegir uno de los valores de la segmentación?.
    Que la segmentación de datos funcione como un botón de radio. Una y sólo una de las posibilidades.
    Sólo he conseguido hacerlo con radio buttons y macros. También había pensado en usar columnas calculadas pero de esta manera no he conseguido nada claro.
    ¿tienes alguna idea?
    Muchas gracias por tu blog y por permitir que hagamos estas preguntas.
    Dani

    ResponderEliminar
    Respuestas
    1. Hola Dani,
      un cuadro de segmentación es una herramienta de filtro.. por tanto dar la opción de solo poder elegir un elemento parece no ofrecer muchas opciones de filtro ;-)
      En todo caso, se me ocurre añadir algún campo calculado en el origen que limite las opciones de filtro en cuanto al Cuadro de segmentación.. así al aplicar un filtro concreto, por ejemplo en el área de filtros, en el cuadro solo te desplegará las opciones visibles.

      Poco más creo se pueda hacer... tendríamos que ver el caso concreto.
      Saludos

      Eliminar
    2. Gracias por tu respuesta, en mi caso, tengo una tabla de datos en el que aparecen datos de 2015 y 2016. Si quiero hacer una segmentación de datos por año y el usuario selecciona los dos años, la tabla dinámica suma los valores de los dos años.
      Este mismo caso me sucede con budget o real por ejemplo.
      Debería ser el usuario el que se de cuenta de que está seleccionando cosas que no tienen sentido pero siempre es mejor minimizar el error.
      Con campos calculados lo he intentado hacer pero no lo he conseguido.
      Muchas gracias por tu respuesta.
      Dani.

      Eliminar
  5. Si se encuntran e modo de compatiblidad no aparecera activo boton de segmentacion ni otros. Deben convertir el documento

    ResponderEliminar
    Respuestas
    1. Hola José Luis,
      que tal estás?, un placer saludarte igualmente.

      En efecto, un archivo abierto en modo compatibilidad implica que no tiene habilitadas las funcionalidades de versiones superiores...

      Saludos cordiales

      Eliminar
    2. hola, tengo una tabla de excel online para una liga de futbol y me gustaria saber la forma de que los usuarios filtren los resultados en las casillas correspondientes para ahorrarme el trabajo de hacerlo manualmente, ¿es posible? gracias fenómeno

      Eliminar
    3. Hola Rubén,
      habría que saber qué deben filtrar los usuarios...
      pero en principio un autofiltro funcionaría igual que en una aplicación de escritorio.

      Slds

      Eliminar