jueves, 11 de octubre de 2012

Formato condicional en una tabla dinámica de Excel.

Veremos hoy una característica poco conocida del Formato condicional, o más bien de las Tablas dinámicas en Excel.
Es posible aplicar Formato condicional asociándolo a campos de una tabla dinámica.

Partiremos de un origen de datos en una hoja de cálculo de Excel, convertida en Tabla, por comodidad, a partir de la cual hemos construido una tabla dinámica. Quedando como podemos ver en la imagen:



El paso siguiente consiste asignar un formato condicional que agregue un icono según el Importe de las ventas y el Comercial. Para ello seleccionaremos el campo 'Suma de Importe', y desde la Ficha Inicio > Estilos > Formato Condicional > Conjunto de iconos > 5 flechas (de color):

Formato condicional en una tabla dinámica de Excel 2010.


Como era de esperar al haber seleccionado el campo 'Suma de Importe' y haber aplicado un formato condicional sobre él, se muestran inmediatamente los iconos seleccionados.
Lo importante viene ahora, y es que aparece en la selección de celdas, un botón de opciones de formato condicional:

Formato condicional en una tabla dinámica de Excel 2010.


En estas tres opciones es donde está la utilidad de la herramienta, ya que podremos optar por asociar el Formato condicional dado bien a:
  • las celdas seleccionadas
  • al campo marcado, 'Suma de Importe' en nuestro ejemplo.
  • o bien a Todas la celdas que muestran valores de 'Suma de Importe' para 'Comercial'
Nosotros marcaremos la última opción:
Todas la celdas que muestran valores de 'Suma de Importe' para 'Comercial'
ya que nuestro objetivo es asociar la variabilidad de los iconos siguiendo esa regla precisamente, esto es, según la importancia de las ventas ('Importes') entre todos los 'Comerciales'.
Tras aplicar la Regla, podemos acceder al Administrador de reglas, seleccionar la regla creada y Editarla, para ver lo especial de esta edición:

Formato condicional en una tabla dinámica de Excel 2010.



El resultado es el siguiente:

Formato condicional en una tabla dinámica de Excel 2010.



Mientras mantengamos los campos 'Importe' y 'Comercial' (los dos campos asociados mediante la regla de formato condicional) los iconos configurados se mostrarán en la tabla dinámica de Excel, adaptándose al dinamismo de ésta. Es decir, añadiendo los iconos al cruce de los campos Comercial-Importe:

Formato condicional en una tabla dinámica de Excel 2010.


Pero cuidado, por que si sacamos de la tabla alguno de estos campos, la regla se eliminará.

12 comentarios:

  1. Buenas tardes. Muy bueno el post. Tengo una consulta, yo uso el excel 2010 y no me sale la opcion "boton de opciones de formato" en el extremo inferior derecho. Te agradecería si me ayudas a encontrarlo.

    ResponderEliminar
    Respuestas
    1. Hola!!
      bueno, el botón de opciones de formato únicamente aparece al aplicar el formato condicional por primera vez... Pero para configurarlo a posteriori sólo tienes que ir al Administrador de reglas del Formato condicional. Ahi te aparecerán todas las reglas, por lo que tendrás que buscar esa particular que deseas modificar, y Editarla.
      La ventana diálogo que te aparecerá, en su parte superior, tiene esas tres opciones (ver tercera imagen de este mismo post).
      Slds

      Eliminar
  2. Muchas Gracias, muy clara la explicación, me fue de gran utilidad.

    ResponderEliminar
  3. Hola... Tengo una consulta: dispongo de una Tabla Dinámica que toma los datos de otra hoja (importes de facturas). A la derecha de estos datos tengo una fórmula (una resta), donde uno de los restandos es la columna de Total General. El problemilla es que dicha columna va modificando su posición a medida que aparecen nuevos meses (tras actualizar la Tabla Dinámica), teniendo que modificar la fórmula manualmente. Gracias en cualquier caso.

    ResponderEliminar
    Respuestas
    1. Hola!!
      para poder trabajar con datos concretos dentro de una tabla dinámica, independientemente de en que celda se encuentren tras actualizar, debes tener activo en las Opciones de tabla dinámica el item Generar GetPivotData.
      Asi podrás relacionar con el dato que busques, esté donde esté..
      Espero te sirva.
      Slds

      Eliminar
  4. Por desgracia, mi versión de Excel 2003 no parece incluir esa opción... Pero te agradezco igualmente el aporte. Muy interesante. Gracias

    ResponderEliminar
    Respuestas
    1. Hola...
      no recuerdo muy bien, pero en Excel 2003, creo que si existe la misma opción.. Estará en otrositio.
      Slds

      Eliminar
  5. Cuales son las características de una tabal dinámica ?

    ResponderEliminar
    Respuestas
    1. Hola, que tal?, espero te encuentre igualemtne bien..

      Una tabla dinámica es una herramienta diseñada para agrupar y resumir información proveniente de un origen en forma de Tabla, además el diseño y configuración es cambiante, dinámica según determine el usuario.

      Espero te sirva como definición.

      Saludos

      Eliminar
  6. hola queria hacer una pregunta, intento marcar con un condicional en la tabla dinamica marcando distintas fechas (desde el 1-5 al 31-7 rojo, desde 1-8 al 31-10 amarillo el tema es que no puedo aplicarlo con iconos y cuando lo hago con el condicional y elijo otra geografica en la tabla se pierde el formato, como lo puedo resolver? muchisimas gracias

    ResponderEliminar
    Respuestas
    1. Hola Paula,
      no termino de entender bien el problema... pero parece que el problema es que no estés definiendo correctamente la regla del formato condicional ???

      Respecto a perder el FC al cambiar la estructura de campos, es normal, ya que el FC está asociado (normalmente) exactamente al cruce de campos que existiera en ese momento.. si cambias un campo por otro, perderás el FC.

      Si quieres envíame el fichero a
      excelforo@gmail.com

      con la explicación e intento darte una respuesta.
      Saludos

      Eliminar