lunes, 2 de febrero de 2015

Inquire: el complemento de Excel para analizar nuestro Libro de trabajo.

¿Qué es el INQUIRE y para qué podemos utilizarlo?.
El INQUIRE es un complemento de Micrososft para nuestras versiones de Excel 365 o Excel 2013 Professional Plus... y seguro se mantendrá para el próximos Office 16.
La finalidad de este complemento es auditar nuestros libros de trabajo, analizarlos a fondo (en cuanto fórmulas, funciones, formatos, etc), detallar las relaciones de nuestras celdas, nuestras hojas de cálculo y nuestros libros de trabajo con otras, o incluos comparar dos libros y ver sus diferencias... todo ello de una manera muy sencilla.


Pero vamos por partes, si dispones de las versiones comentadas, lo que debes hacer para instalar este complemento INQUIRE es muy sencillo, basta que accedas a la Ficha Desarrollador > grupo Complementos > botón Complementos .COM:

Inquire: el complemento de Excel para analizar nuestro Libro de trabajo.


Esto nos abrirá una ventana desde donde poder seleccionar qué complementos queremos tener a la vista, en este caso Inquire:

Inquire: el complemento de Excel para analizar nuestro Libro de trabajo.


Esta selección nos habilitará una nueva Ficha 'INQUIRE' con el siguiente aspecto:

Inquire: el complemento de Excel para analizar nuestro Libro de trabajo.



Llegados a este punto, detallaré las posibilidades que ofrece este complemento. Iremos viendo las opciones de izquierda a derecha.

Lo primero que nos encontramos es el botón de Análisis de libro.
Esta funcionalidad nos permite crear un informe interactivo donde se muestra información detallada acerca del libro de trabajo (su estructura, fórmulas, celdas, rangos y advertencias, entre otras cosas).
La imagen siguiente muestra un libro muy sencillo que contiene algunas fórmulas y conexiones de datos a otros ficheros de Excel.

Inquire: el complemento de Excel para analizar nuestro Libro de trabajo.



Con este rápido análisis podemos visualizar, de golpe, el detalle de multitud de items relacionados con el libro, con las diferentes fórmulas existentes, o con las celdas; incluso con Nombres definidos o Advertencias generales.
Sólo podemos visualizar.. no interaccionar con los conceptos a la vista... pero sin duda es algo muy potente y muy muy fácil de emplear.
Incluso podemos trasladar el informe completo a un nuevo libro de Excel presionando el botón Exportación a Excel, situado abajo a la izquierda.


En el segundo grupo que nos encontramos en la cinta de opciones de la ficha INQUIRE, vemos tres opciones que nos habilitan las relaciones existentes del libro con otras fuentes externas: Relación del libro; las relaciones de las diferentes hojas de cálculo del libro actual entre sí: Relación de hoja de cálculo; y por último la Relación entre celdas.
La Relación del libro crea un mapa-gráfico interactivo de dependencias de libro creadas por conexiones (o vínculos) entre diferentes archivos. Los tipos de vínculos del diagrama pueden incluir otros libros de Excel, bases de datos de Access, archivos de texto, páginas HTML, bases de datos de SQL Server y cualquier otro origen de datos.
En este diagrama de relaciones, podremos seleccionar los distintos elementos y buscar más información sobre los mismos.También podremos arrastrar líneas de conexión para cambiar la forma del diagrama (sólo el aspecto del mapa, y nunca las conexiones).

Inquire: el complemento de Excel para analizar nuestro Libro de trabajo.



haciendo clic derecho sobre algunos de los elementos se nos ofrecen algunas herramientas (Resaltar precedentes o Dependientes, o Corregir el vínculo).

El Diagrama de relaciones de hoja de cálculo genera un mapa-gráfico e interactivo de conexiones (o vínculos) entre hojas de cálculo, tanto dentro del mismo libro como con otros. Esto nos ayuda a conseguir una imagen más clara de la manera en que nuestros datos pueden depender de celdas en otros lugares... especialmente si nuestros Libros de trabajo tienen muchas muchas hojas de cálculo que dependen entre sí unas de otras.

Inquire: el complemento de Excel para analizar nuestro Libro de trabajo.


Observa que dejando el cursor encima de cualquiera de los elementos aparece un globo de información sobre dicho item.

El último de los diagramas es de las Relaciones de celdas, pensado para obtener un mapa detallado e interactivo de todos los vínculos desde una celda seleccionada a las celdas de otras hojas de cálculo o incluso otros libros. Estas relaciones con otras celdas pueden existir en forma de fórmulas o referencias a rangos con nombre.

Inquire: el complemento de Excel para analizar nuestro Libro de trabajo.


Sin duda mucho más potente que la herramienta de Auditoría de fórmulas.

Vayamos ahora a la herramienta Comparar archivos, la cual nos permite ver las diferencias, celda por celda, entre dos libros de trabajo, que necesariamente deben estar abiertos en Excel.

Los resultados tienen códigos de colores por el tipo de contenido, como los valores especificados, las fórmulas, los rangos con nombre y los formatos. Incluso existe una ventana que puede mostrar cambios de código VBA línea a línea !!!.
Las diferencias entre celdas se muestran en un formato de cuadrícula fácil de leer, como el siguiente:

Inquire: el complemento de Excel para analizar nuestro Libro de trabajo.



El comando Comparar archivos usa la Comparación de hojas de cálculo de Microsoft para comprar los dos archivos.
1-En Windows 8, inicia la Comparación de hojas de cálculo fuera de Excel haciendo clic en Comparación de hojas de cálculo en la pantalla Aplicaciones.
2-En Windows 7, haz clic en el botón Iniciar de Windows y en Todos los programas > Microsoft Office 2013 > Herramientas de Office 2013 > Comparación de hojas de cálculo 2013.


El último grupo -Varios- de la cinta de opciones está reservado a un miscellaneus. Aquí encontramos una herramienta muy novedosa, y creo que bastante potente: Limpiar el exceso de formato de celdas.
Podrías preguntar, ¿a qué te refieres?... la respuesta viene con otra pregunta: ¿Has abierto alguna vez un libro y has descubierto que se carga despacio o que se ha vuelto de un tamaño en kb enorme?... pues una de las respuestas a esto es que es posible que nuestro libro tenga formato aplicado a filas o columnas y del que no eramos consciente.
Es en estos casos cuando el uso del comando Limpiar exceso de formato de celda para eliminar este exceso de formato y reducir en gran medida el tamaño del archivo cobra sentido. Así evitamos el aumento de peso de nuestra hoja de cálculo, mejorando la velocidad de Excel y nuestros cálculos.
OJO!!!: antes de proceder con esta herramienta mejor realiza una copia de seguridad del archivo, en algunos casos este proceso puede tener consecuencias no deseadas (por ejemplo, hacer que el archivo aumente de tamaño), y no existe ninguna manera de deshacer el cambio !!!.

Inquire: el complemento de Excel para analizar nuestro Libro de trabajo.



Final del post. La herramienta Contraseñas del libro. Muy específica si usamos las características de Consulta para analizar o comparar libros que están protegidos por contraseña, en cuyo caso necesitaríamos agregar la contraseña de los libros a la lista de contraseñas para que la Consulta pueda abrir la copia guardada del libro en cuestión.
Por tanto, usaremos el comando Contraseñas de libro en la pestaña Consulta para agregar contraseñas, que se guardarán en el equipo. Estas contraseñas están cifradas y por tanto, solo nosotros tendremos acceso a ellas.

19 comentarios:

  1. Gracias por tener el don de enseñarnos cada día algo importante, que Dios siempre te llene de sabiduría.

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  2. De gran ayuda! muchas gracias por tu post! La mejor de las vibras!

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  3. Buenos días tengo 12 materias con sus tres lapsos L1,L2,L3 y su Promedio en cada materia,necesito calcular solo el promedio total de las 12 Materia trate de utilizar está fórmula
    =si.error(Promedio.si(P1;P2;P3;P4;P5;P6;P7....;"<>0")"0") Pero no medio el resultado,por favor si me pueden ayudar.

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    1. Hola Carlos,
      entiendo que en P1, ..., P7 están los valores a promediar.
      En ese caso:
      =SI.ERROR(PROMEDIO.SI(P1:P7;"<>0");0)

      Saludos

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  4. Este comentario ha sido eliminado por el autor.

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  5. Disculpa pero no me supe explicar,entre cada promedio(P)tengo 3Lapsos,notas en cada uno de los lapsos ejemplo:
    L1L2L3 P1;L1L2L3 P2;L1L2L3 P3;L1L2L3 P4 y hasta llegar a doce promedios de cada materia.necesito la fórmula que me de el resultado total de la suma de los 12 Promedios.no se puede incluir los lapsos para el promedio total.

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  6. Hola Carlos.
    Lo que comentas es que quieres realizar la gran media, es decir sacar el promedio de los promedios de los lapsos.

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  7. Si necesito la suma de todos los promedios para tener el total del promedio de una sección ejemplo sec(A) que tiene 12 promedios y necesito el total de ésa sección.

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    1. Hola Carlos,
      lo importante en este caso sería saber cómo tienes distribuidos los datos (en que celdas)...la fórmula es la correcta... pero sin conocer los rangos sobre los que trabajar es complicado
      :'(
      Slds

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  8. Tengo ésta tabla con notas donde P es el Promedio de las tres notas de cada materia y necesito sumar todos los Promedios.

    A B C D E F G H O L A I J U A N K L M N
    L1 L2 L3 P1 L1 L2 L3 P2 L1 L2 L3 P3 L1 L2 L3 P4 L1 L2 L3 P5
    10 12 09 10 0 0 0 0 13 14 13 13 12 15 14 14 12 0 13 8

    Si coloco esta fórmula me da el Promedio total de los 5P.
    Suma(10;0;13;14;8)/5,el resultado me da 9 lo que necesitas es que cuando uno de los Promedios sea 0,me de el resultado en este casó de 11,25 que no tome en cuenta el 0.por favor si hay alguna forma de calcular este Promedio.



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    1. Hola Carlos,
      te diría que cambiaras la distribución de datos a algo con más sentido... en lugar de tener todo en una fila, tuvieras los grupos en cada fila:
      L1 L2 L3 P1
      L1 L2 L3 P2
      L1 L2 L3 P3
      L1 L2 L3 P4
      ...
      así podrás trabajar con la primera de las fórmulas que te comentaba
      =SI.ERROR(PROMEDIO.SI(P1:P7;"<>0");0)
      trabajando sobre el rango de la columna de los promedios...

      Se podría intentar sobre lo que tienes, pero sería más complejo y tedioso.

      Saludos

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  9. Gracias creo que es mejor de esta manera.

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  10. Gracias.

    Me ayudo muchisimo este blog

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  11. hola buenas tardes. tengo una base de datos donde estoy extrayendo dos filas , en la fila A Tengo resultados,y en la fila B tengo el mes. como haria para que en la fila C solo me aparesca si pertenece al mes de enero y si no pertenece se quede en blanco

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    1. Hola,
      en la columna C incluirías esta función condicional:
      =SI(MES(B1)=1;A1;"")

      Slds

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  12. continuado con lo de la base de datos, que en la fila c si pertenece a enero entonces me tome los datos de la fila A y si no pertenece que aparesca en blanco dentro de la fila C

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