martes, 21 de marzo de 2017

Orden Personalizado en Excel

En ocasiones tenemos que realizar ordenaciones en nuestros rangos de datos que no responden a una lógica 'habitual', esto es, no son ordenaciones ascendentes o descendentes... es cuando hablamos de un Orden Personalizado.

Hoy comentaré la opción que nos ofrece Excel para ordenar nuestros datos según un criterio alternativo, según una lista personalizada.


Veámoslo con un ejemplo.
En el rango de la imagen siguiente:

Orden Personalizado en Excel


La meta a lograr es conseguir ordenar nuestros datos según el campo 'Departamento' siguiendo el criterio del rango H1:H4...
Como vemos es un orden distinto, que no responde a ningún patrón... simplemente es un criterio personal.


Nuestro trabajo comenzará entonces accediendo a la herramienta de Listas personalizadas.
La forma más ortodoxa es desde la ficha Archivo > Opciones de Excel > Avanzadas > sección General > botón Modificar Listas Personalizadas.

Orden Personalizado en Excel



Completamos los pasos, seleccionado el rango H1:H4 (donde se encuentre los valores con el orden adecuado), y tras asegurarnos están agregados, presionamos Aceptar.

Orden Personalizado en Excel



Con la Lista personalizada creada, estamos en disposición de realizar nuestra ordenación.

Seleccionamos nuestro rango de datos A1:D21 y desde la ficha Datos > grupo Ordenar y Filtrar > botón Ordenar, que nos abrirá la ventana diálogo con las opciones de ordenación.
Donde seleccionaremos, para este ejemplo:
1- Ordenar por el campo 'Departamento'
2- Según Valores
3- Criterio de ordenación: lista personalizada

nos abrirá la ventana de listas personalizadas, donde seleccionaremos la lista anterior creada:

Orden Personalizado en Excel



Se nos confirma el criterio y estamos dispuestos para Aceptar la condición.

Orden Personalizado en Excel



El resultado es por tanto el esperado... Como vemos en nuestra imagen:

Orden Personalizado en Excel



Meta conseguida.

Esta forma de trabajar es igualmente válida cuando queremos ordenar los meses del año según el orden natural de éstos, y no alfabéticamente!! (algo muy frecuente en tablas dinámicas u otros casos).
Bastaría seleccionar como criterio de ordenación una de las listas de meses predefinidas:

Orden Personalizado en Excel



Consiguiendo nuestros datos queden ordenados por el criterio temporal de los meses, y no el alfabético , que nos distorsionaría el horizonte temporal...

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