viernes, 11 de junio de 2021

Power Automate Añadiendo datos en Excel

Continuaremos estudiando algo más de las posibilidades de Power Automate junto a Excel.
En este artículo veremos cómo poder ejecutar un flujo desde Power Automate que:
1- identifique ciertos archivos de Excel en determinadas carpetas/subcarpetas,
2- una vez ubicados, abriremos dichos ficheros
3- identificaremos la última fila con datos de una de las hojas concreta (llamada 'ES') de estos archivos
4- y finalmente incorporaremos una función de Excel estándar (un SUMAR.SI en nuestro ejemplo)

En definitiva interactuaremos de forma completa con nuestras hojas de cálculo!!.

Condición de partida es que los distintos ficheros sobre los que trabajar tengan una hoja llamada 'ES', con datos en las columnas A y B (códigos e importes de ventas):
Power Automate Añadiendo datos en Excel

La estructura de la carpeta es la siguiente:
Power Automate Añadiendo datos en Excel


Obviamente cada fichero tiene un número distintos de filas!!.

Comenzaremos abriendo Power Automate Desktop, y accederemos a Crear flujo, donde empezaremos a trabajar.

Power Automate Añadiendo datos en Excel


En primer lugar crearemos una Variable de entrada que nos identifique en qué carpeta localizar nuestros ficheros de Excel.
Al crear esta variable nos preguntará dónde está la carpeta sobre la que trabajar...
Así pues desde el panel de la derecha de Variables de entrada/salida añadiremos una de entrada con la configuración siguiente:
Power Automate Añadiendo datos en Excel


Con la variable creada, podemos añadir el primer paso del flujo.
Será desde el grupo de Acciones de Carpeta: Obtener archivos de la carpeta, lo que generará una lista de ficheros de tipo .xlsx
Power Automate Añadiendo datos en Excel


El siguiente paso consiste en añadir un bucle For each desde el grupo de acciones de Bucles, que recorrerá cada elemento de la lista de archivos anterior...
Power Automate Añadiendo datos en Excel


Dentro de nuestro bucle incorporaremos una secuencia de acciones de Excel como:
- Iniciar Excel: abrirá el Excel indicado como elemento actual en el bucle que estamos
Power Automate Añadiendo datos en Excel


- Establecer la hoja de cálculo de Excel activa: Identificamos cómo se llama la hoja sobre la que trabajar del fichero recién abierto... en nuestro caso 'ES'
Power Automate Añadiendo datos en Excel


- Obtener la primera columna o fila libre de la hoja de cálculo de Excel. Donde obtenemos dos variables.. una la primera fila y otra para la primera columna de la hoja activa anterior...
Power Automate Añadiendo datos en Excel


- Escribir en la hoja de cálculo de Excel. Con la fila libre identificada, procedemos a añadir una fórmula SUMAR.SI que opere sobre los datos originales de cada libro.
Queremos añadir dinámicamente una suma condicionada que acumule los códigos 'a'.
Importante!!, hay que introducir la fórmula en inglés y con los separadores US, i.e., comas como separadores de argumentos.
Power Automate Añadiendo datos en Excel

Fíjate en la fórmula variable que hemos introducido:
=SUMIF(A1:A%FirstFreeRow - 1%,"=a",B1:B%FirstFreeRow - 1%)
donde los rangos los aplicamos dinámicamente incorporando la variable 'FirstFreeRow' (primera fila libre), pero restándole 1 para llegar a la fila anterior: %FirstFreeRow - 1%
Igualmente queda definida los parámetros de la celda destino de nuestra fórmula...

- Cerrar Excel: y tras añadir la fórmula, cerramos el fichero donde además indicamos que antes de cerrar se guarden los cambios.
Power Automate Añadiendo datos en Excel


Finalizado el flujo lo guardamos y ejecutamos. Puedes presionar F5, o el 'triángulo' de ejecutar...
Podrás ver la iteración por los distintos pasos del flujo, y finalmente verificar en los ficheros como se ha introducido nuestra fórmula:
Power Automate Añadiendo datos en Excel


Trabajo bien hecho y sin necesidad de códigos complejos!!.
Bien por Power Automate!!

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