jueves, 22 de junio de 2017

Marcar como final para evitar cambios en tu versión

Es normal que trabajemos sobre un mismo fichero o libro de Excel, sometiéndolo a constantes cambios o ajustes, hasta que llegue un momento en que queramos hacer saber a los diferentes posibles usuarios que la versión que acaban de abrir de nuestro de libro de trabajo es la final...
Aquí nace la opción de Marcar como final.


Es importante recordar que cuando un libro lo marcamos como final, ciertas acciones quedan deshabilitadas (como escritura, edición, revisión ...); además el archivo quedará como sólo lectura, y la propiedad Status del documento está definida como Final.

Cualquier usuario de un libro de trabajo marcado como final podrá 'desactivar' esta opción. Le bastará hacer clic y marcar de nuevo en el comando Marcar como Final; esto significa que no debemos entender esta herramienta como medida de seguridad y protección de nuestros libros, solo como señal informativa.

Veamos como marcar como final un libro de Excel.
Lo primero es acceder a la ficha Archivo > menú Información > botón Proteger Libro > opción Marcar como final

Marcar como final para evitar cambios en tu versión



Se nos pedirá confirmación de la acción:

Marcar como final para evitar cambios en tu versión


Tras confirmar nos indica en una sencilla ventana, lo que ha ocurrido y sus consecuencias:
Este documento se marcó como final para indicar que terminó de editarse y que se trata de la versión final.
Cuando un documento se marca como final, la propiedad estado se establece como 'Final' y se desactivan los comandos de escritura y edición, y las marcas de corrección.
Puede reconocer que un documento está marcado como final cuando el icono Marcar como final aparece en la barra de estado.

Marcar como final para evitar cambios en tu versión



Este será el aspecto de un libro marcado como final.. con los comandos deshabilitados como indicaba el mensaje anterior

Marcar como final para evitar cambios en tu versión



Otro lugar donde identificar el Estado sería la ficha Archivo > menú Información



No pases por alto como el fichero está en modo [solo lectura]...

martes, 20 de junio de 2017

Atajos imprescindibles con el ratón en Excel

Repasaremos hoy algunos de los atajos con el ratón que, sorprendentemente, son desconocidos por la mayoría de usuarios...
Estamos muy acostumbrados a buscar y emplear los atajos de teclado (método abreviado), dejando un poco apartado las posibilidades del uso de ratón.
En este post veremos los que , desde mi perspectiva, deben ser un básico.
Empecemos.


El primer atajo fundamental es el doble clic en la esquina inferior derecha de la celda o rango,
lo que permitirá arrastrar el contenido de las celdas hasta que haya un saldo en la continuidad de las celdas adyacentes.
Al posicionar el cursor sobre la esquina indicada, el curso cambiará a una cruz estrecha, señal clara del momento en el que podemos hacer el doble clic.

Atajos imprescindibles con el ratón en Excel



Un segundo atajo nos permite desplazarnos hacia los cuatro sentidos. Será el equivalente a emplear el modo final con el teclado.
Solo debemos situar el cursor en el lado de la celda hacia que queramos desplazar la celda activa y hacer doble clic, esto es, parte inferior si queremos llevar la celda activa hacia abajo dentro del rango de datos; cursor en el lado derecho de la celda lleva al final del rango en su dercha.

Un añadido a este efecto es mantener presionada la tecla mayúscula mientras realizamos dicha acción, lo que provoca la selección del rango desde la celda en cuestión hasta el fin donde nos lleve el doble clic.

Atajos imprescindibles con el ratón en Excel



Y un último atajo podría ser el que nos permite realizar hasta diez acciones diferentes, como copiar, pegar, pegar como valores, formatos, vínculos, etc...
El atajo consiste en seleccionar un rango y haciendo clic derecho (sin soltar), desplazar el rango a un destino cualquiera... al soltar el botón del ratón, aparecerá un menú contextual con las opciones disponibles:

Atajos imprescindibles con el ratón en Excel


Un uso frecuente de esta acción es copiar y pegar como valores sobre el mismo rango.

Vemos en el gif siguiente los distintos atajos comentados:

jueves, 15 de junio de 2017

Gráfico de Termómetro en Excel

Vamos a ver un clásico de los gráficos en Excel: el gráfico de Termómetro.

Gráfico de Termómetro en Excel



Hay muchos ejemplos en Internet al respecto, muchos con formas e imágenes añadidas para decorar este sencillo gráfico.. pero nosotros le daremos una vuelta para construir un gráfico de termómetro solo con las herramientas que nos ofrecen los gráficos.

Lo primero que debemos entender es que este tipo de gráfico es muy especifico para comparar una magnitud o valor frente a unos parámetros... Muy típicos en ratios o indicadores (KPI's).

En nuestro ejemplo vamos generar un gráfico para analizar un importe frente a una escala de valoración.
Bajo 0 600
Medio 600 1.100
Alto 1.100 1.750
Extremo 1.750 2.000

Vemos nuestra escala y formulación en la imagen siguiente:

Gráfico de Termómetro en Excel



Pasamos a construir nuestro gráfico.
Primero seleccionamos el rango múltiple: A2:A6 y D2:D6
e insertamos un gráfico de columnas 100% apiladas, y a continuación Intercambiamos Filas por Columnas.
Esto es lo que obtenemos:

Gráfico de Termómetro en Excel



En el siguiente paso procedemos a seleccionar el punto que corresponde al 'Dato' y lo trasladamos al Eje secundario, cambiando además el tipo de gráfico a Columna agrupada:



Tal como veíamos en la distribución posible del valor, nuestra cantidad de estudio puede ir desde 0 hasta 2000, por tanto, en el siguiente paso configuramos y personalizamos el Eje secundario recién creado para que tome valores fijo en los límites de las opciones del eje, y el límite máximo sean esos 2.000 euros.

Gráfico de Termómetro en Excel



Seguidamente seleccionamos el punto 'Dato' (el único trazado en el eje secundario) y le damos formato con un Ancho del intervalo del 400%

Gráfico de Termómetro en Excel



Y ya podríamos darlo por finalizado.
En nuestro gráfico podemos ver la distribución y la división entre los parámetros de estudio, y por encima, ajustado a su valor real,
a modo de termómetro moviéndose entre esos puntos, el dato de estudio.
Lo interesante es que de manera muy simple, sobre el rango B2:B5, podemos variar la división entre intervalos de valoración.


Con un poco más de trabajo, quitando elementos, añadiéndole estilos, efectos de forma, colores, etc...
llegamos a un gráfico como el del principio.