miércoles, 18 de noviembre de 2009

Importación de datos a Excel 2007.

Señalaremos cuáles son los pasos a seguir si necesitaramos realizar una importación de datos desde alguna otra aplicación, en formato de tabla o tabulado, a un Libro de Excel. Veremos la operación empleando Excel 2007.
Partiremos, por comodidad, de un fichero excel, 'Libro_origen.xls', que tiene una hoja 'Datos_origen'; es una sencilla tabla con Fechas, Conceptos e Importes. Nuestro objetivo es importar esta tabla de datos desde otro Libro de excel diferente al 'Libro_destino.xlsx'.
Conviene remarcar que la ventaja principal de conectarse con datos externos es que podremos analizar periódicamente estos datos en Excel sin tener que copiar repetidamente los datos, operación que puede ser tediosa y provocar errores humanos. Tras conectarse con los datos externos, también puede actualizar automáticamente los libros de Excel desde el origen de datos original siempre que el origen de datos se actualice con información nueva.
Aunque existen diferentes maneras de realizar esta importación, en esta ocasión lo haremos creando una Conexión de datos. Desde el libro donde pretendemos importar los datos accedemos al menú Datos > Grupo Conexiones > Conexiones
Agregamos una Nueva conexión, buscando el fichero origen donde se encuentren los datos (en nuestro ejemplo un fichero Excel)


deberemos seleccionar la Tabla en cuestión que pretendamos importar de todas las existentes en el fichero origen:



Una vez generada la conexión, haremos uso de ella accediendo al menú Datos > Grupo Obtener Datos Externos > Conexiones existentes, buscando la conexión recién generada (y que nos enlaza con nuestro origen de datos de otro fichero)


al abrir la conexión nos habilita la ventana diálogo de Importación de datos, donde marcaremos la opción deseada, en cuanto al resultado de importación esperado (importar una tabla o un informe de tabla dinámica).


Muy importante es recordar que hablamos de una conexión o enlace online, i.e., cualquier modificación en el origen se verá reflejada, tras la correspondiente actualización, en nuestro destino.
Podemos ver los pasos en el siguiente video:

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