viernes, 5 de febrero de 2010

Tablas o Listas en Excel.

Revisaremos el empleo de Tablas o Listas en Excel. En primer lugar decir que, aunque de la versión Excel 2003 a Excel 2007, han cambiando de nombre, básicamente sigue siendo la misma utilidad.
¿Pero para qué sirve esto de las Tablas o Listas?. Bien, cuando se crea una 'Tabla' (antes 'Lista') en alguna de nuestras hojas de cálculo, los datos se podrán administrar y analizar independientemente de la información que haya fuera de la tabla; por ejemplo, podremos filtrar las columnas de la tabla, agregar una fila para totales, aplicar un formato a la tabla, etc. Una de las ventajas que a mi personalmente más me gustan es que podremos añadir columnas anexándolas como parte de la 'Tabla', e incluso incluir en éstas fórmulas o funciones que de manera automática actualicen sus valores, autorrellenándose y adaptándose al número de registros existentes en cada momento en nuestro Tabla de datos.

Cuando no queramos seguir trabajando con los datos en una 'Tabla', la convertiremos en un rango normal a la vez que conserva el formato de estilo de tabla que habíamos aplicado. Si no necesitamos la tabla, también se puede eliminar.

Muy importante, no confundir esta herramienta con las Tablas de datos!!!, ya que estas últimas corresponden a las herramientas de ánalisis de sensibilidad

El primer paso es generar nuestra 'Tabla'. suponemos que tenemos los siguientes datos:

Tablas o Listas en Excel.


Para crear nuestra Tabla o Lista podremos irnos
en la versión Excel 2003, al menú Datos > Lista > Crear Lista;
o en la versión Excel 2007 al menú Insertar > grupo de opciones Tablas > Tabla. También podremos hacer uso del método abreviado del teclado, pulsando Ctrl+q para ambas versiones o para Excel 2007 también Ctrl+t.
Se nos abrirá una ventana diálogo muy sencilla donde tan sólo seleccionaremos el rango donde se encuentran nuestros datos, así como indicarle si ésta tiene encabezados.

Tablas o Listas en Excel.


Tras aceptar habremos convertido nuestro rango de datos en una Tabla.
Desde este momento ya podremos tratar nuestro rango como una unidad, para darles formatos, actualizaciones, etc.
Probaremos a incluir una nueva columna para sumar los datos de las columnas B a H.
Nos fijaremos en cómo reconoce Excel las distintas celdas seleccionadas:
=SUMA(Tabla1[[#Esta fila];[Lunes]:[Domingo]])

Tablas o Listas en Excel.
haz click en la imagen


Y ahora lo mejor de todo, al aceptar la fórmula, ésta se adapta, i.e., se autorrellena con el mismo formato hasta el último registro de la 'Tabla'; y no sólo eso, si no que además, al ir introduciendo nuevos registros esta columna que hemos añadido de Total de la semana se actualizará automáticamente.

Tablas o Listas en Excel.


Por supuesto, se podrá insertar tantas columnas o filas nuevas como queramos y donde queramos; ya que siempre quedará vinculada y formará parte de nuestra 'Tabla'.
Cuando no queramos seguir trabajando y haciendo uso de las ventajas de la 'Tabla' o 'Lista' nos iremos a las Herramientas de la tabla y la Convertiremos en rango;
respetando todas las formulaciones añadidas, pero cambiándolas por las referencias relativas o absolutas correspondientes a las celdas afectadas.

Tablas o Listas en Excel.

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