viernes, 22 de julio de 2011

Mantener elementos eliminados en el origen de datos de una Tabla dinámica.

Daré respuesta a la cuestión planteada por un lector con problemas a la hora de Suprimir o mantener los elementos eliminados en el origen de datos al trabajar con tablas dinámicas:

...Tengo un problema con una tabla dinamica.
Genere una tabla dinamica con unos datos iniciales, en uno de los filtros que cree se visualiza el listado correctamente. Luego cambie los datos iniciales con otros datos, pero con las mismas caracteristicas. Al actualizar la tabla dinamica, en el filtro se visualizan en el listado tanto los datos viejos (iniciales) como los nuevos y en los datos nuevos no existe el listado de los datos iniciales.
Como puedo hacer para que no se visualicen en el filtro el listado de los datos viejos (iniciales) solo los nuevos?...


La cuestión es que cuando realizamos, una vez construida nuestra tabla dinámica, algún cambio en los elementos de un campo en nuestra tabla origen, no basta actualizar nuestra tabla dinámica para que los filtros de campo en ésta, eliminen los antiguos elementos y nos muestren exclusivamente los nuevos elementos y valores.
Pongamos un ejemplo. Supongamos el siguiente origen de datos y una tabla dinámica construida sobre dicho origen:

Mantener elementos eliminados en el origen de datos de una Tabla dinámica.


Vemos como los elementos que despliega el filtro del campo 'concepto' son: a, b, d, x.

Mantener elementos eliminados en el origen de datos de una Tabla dinámica.


Si en este momento decidieramos cambiar los elementos de nuestro origen de datos por otros valores, por ejemplo, las celdas A4 y A5 del campo 'concepto' los susitituimos por una c, y actualizaramos nuestra tabla dinámica, veríamos lo siguiente:

Mantener elementos eliminados en el origen de datos de una Tabla dinámica.


Observamos como, a pesar que el elemento 'x' ya no existe en nuestro origen, sigue apareciendo en la lista del Filtro del campo.

Para evitar este efecto, deberemos acceder a las Opciones de tabla dinámica, bien desde el menú contextual (botón derecho del ratón) de la tabla dinámica o bien desde Herramientas de tabla dinámica > Opciones > Tabla dinámica > Opciones > Pestaña Datos:

Mantener elementos eliminados en el origen de datos de una Tabla dinámica.


En la opción de Número de elemento que desea conservar por campo elegiremos 'Ninguno'; el efecto de esta modificación es que, tras actualizar de nuevo nuestra Tabla dinámica, los elementos de filtro que muestra son únicamente los existentes:

Mantener elementos eliminados en el origen de datos de una Tabla dinámica.


Es decir, no muestra ningún elemento del campo previamente eliminado... como queríamos.

Nota: esta opción no existe en versiones anteriores a Excel 2007.

12 comentarios:

  1. Hola Amigo: Muchas gracias por esta ayuda de actualizar los filtros en las tablas dinámicas ... ha sido de mucha ayuda.
    Lucho Montero.
    Lima, Perú.

    ResponderEliminar
    Respuestas
    1. Hola Lucho!
      un placer y un gusto te haya podido ayudar.
      Cordiales saludos

      Eliminar
  2. excelente, gracias

    ResponderEliminar
  3. Gracias! el excel es un mundo infinito de opciones....

    ResponderEliminar
  4. muchas gracias!

    ResponderEliminar
  5. Excelente, ya me estaba volviendo loco con ese filtro tan extenso

    ResponderEliminar
  6. Genio! Me sirvió muchísimo tu ayuda! Muchas gracias!

    ResponderEliminar
  7. Muchas gracias por el dato, pero tengo una duda: ¿es posible que los filtros de campo actualizados aparezcan por orden alfabético?

    ResponderEliminar
    Respuestas
    1. Hola, que tal?,
      perdona, no entiendo la pregunta... te refieres a los elementos desplegados de un campo??... si es esto, basta ordenar los elementos....
      ??

      Saludos

      Eliminar