martes, 20 de noviembre de 2012

Gráfico a partir de datos de diferentes hojas de Excel.

Hoy daré respuesta a una cuestión planteada, con bastante frecuencia: Cómo construir un gráfico a partir de origenes de datos en diferentes hojas de cálculo.
Para poder realizar esta operación necesitaremos emplear una herramienta bastante olvidada por las versiones Excel 2007/2010: las Tablas dinámicas con rangos de consolidación múltiples (leer más).


Recordando qué es lo que conseguimos con esta Tabla dinámica 'especial' entenderemos el sentido final; y es que lo que hacemos realmente es consolidar los diferentes orígenes de datos en un único informe, a partir del cual construiremos nuestro gráfico.
Si bien, lógicamente estamos limitados por las características especiales de este tipo de tabla dinámica, diferente a la de una tabla 'dinámica normal' (basicamente la lista de campos surgen a partir de los diferentes origenes de datos y no de los rótulos/columnas de datos - recomendado leer un poco más).


Veamos el proceso completo para el siguiente ejemplo con datos en tres hojas diferentes:

Gráfico a partir de datos de diferentes hojas de Excel.


Vemos tres origenes de datos con elementos comunes para campos iguales. Nos interesa obtener un gráfico comparativo para los tres años y mostrando los valores del campo 'Importe' para los diferentes códigos.

Entonces, lo primero que haremos será construir nuestro informe de tabla dinámica con rangos de consolidación múltiple. Como estamos trabajando con Excel 2007/2010, llamaremos al Asistente de tablas dinámicas 2003, presionando Alt+t+b en la hoja de nuestro libro 'Gráfico', que será donde vamos a incorporar el gráfico:

Gráfico a partir de datos de diferentes hojas de Excel.


Aprovechamos y marcamos el informe con gráfico dinámico, además de por supuesto la opción de Rangos de consolidación múltiples.
Saltamos hasta el Paso 2b de 3 del Asistente, en el que iremos agregando los diferentes origenes de datos (de diferentes hojas):

Gráfico a partir de datos de diferentes hojas de Excel.


Ya podemos finalizar, el resto será configuración de campos.
Esto es lo que hemos obtenido, y a partir de lo cual, generaremos nuestro gráfico 'consolidado':


Lo dificil está hecho, ya que tenemos resumidos todos los datos de los diferentes orígenes, con los elementos individualizados, esto es, si el elemento está repetido queda resumido de manera acumulada y si es un elemento único igualmente queda mostrado.
Los siguientes pasos consistirán en configurar nuestra tabla dinámica 'especial' con rangos de consolidación múltiples.

En primer lugar dejaremos únicamente los campo/elementos que necesitemos para nuestro gráfico: Campo de página, Etiquetas de fila y el Elemento 'Importe' de las etiquetas de columnas. Bien trabajando sobre el informe de tabla dinámica o sobre el informe de gráfico dinámico, indistintamente (recordad la dependencia entre ellos). El elemento importe lo resumimos por Suma:



Sin duda la clave de conseguir ese gráfico comparativo por años y con series de datos nuestros códigos de producto es la configuración de la tabla dinámica, dónde hemos situado el campo Fila (código producto), el campo Valor (Importe) o el campo de página (que representa el origen de datos, para nosotros los Años). Se puede ver en la imagen anterior en qué áreas de la Tabla se sitúan.
Para finalizar el gráfico 'consolidado' a partir de diferentes hoja, y por motivos descriptivos, cambiaremos la notación de los elementos del campo de página (Elemento1, Elemento2 y Elemento3). Para ello simplemente sobreescribimos en la tabla dinámica encima de esos nombres (en la imagen celdas A5:A7) poniendo los años correspondientes:

Gráfico a partir de datos de diferentes hojas de Excel.


Con lo que conseguimos nuestro objetivo. Hemos construido un gráfico a partir de diferentes hojas.

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