jueves, 19 de abril de 2018

Filtro Avanzado Registros Únicos

Días atrás un usuario planteaba una cuestión interesante.
Preguntaba por la forma de aplicar un filtro avanzado para obtener registros únicos.
[...]Realice un filtro avanzado en Excel, en donde utilicé criterios de varias columnas, y con valores únicos.
Para comprobar si estaba correcto, concatené las columnas utilizadas para el filtro avanzado, copie y pegué como texto, y le apliqué formato condicional, duplicar valores y me aparecen 5 registros repetidos.[...]


Partiremos de la siguiente 'base de datos':

Filtro Avanzado Registros Únicos



La idea propuesta es obtener un listado de los registros únicos de acuerdo a un 'id' múltiple, que para nuestro ejemplo estará compuesto de los campos Zona+Comercial+Producto.
Es indiferente que apliquemos o no criterios sobre nuestra herramienta: Filtro Avanzado, ya que opera indistintamente como veremos.


Para el primer caso no aplicaremos criterio alguno, solo obtendremos de la totalidad de la base de datos aquellas combinaciones únicas de esos tres campos deseados: Zona+Comercial+Producto.

Así pues preparamos el destino de nuestro listado, copiando y pegando esos tres encabezados:

Filtro Avanzado Registros Únicos



Con la hoja preparada seleccionamos la base de datos (basta marcar una celda cualquiera de ella) y accedemos a la ficha Datos > grupo Ordenar y Filtrar > botón Avanzadas...
Es nos abrirá la ventana del Filtro avanzado que configuraremos como sigue:
1-Copiar a otro lugar
2-Rango de la lista: $B$2:$F$22 (esto es, la base de datos con el encabezado incluido!!)
3-Rango de criterios: vacío para este primer ejemplo (es decir, trabajamos sobre la totalidad de la base de datos)
4-Copiar a: $I$2:$K$2 (son los tres campos que componen nuestro id múltiple).
5-Solo registros únicos (marcado).

Filtro Avanzado Registros Únicos



Tras aceptar vemos en nuestro rango destino como se han volcado, para esos tres campos, las combinaciones únicas obtenidas desde la base de datos...

Filtro Avanzado Registros Únicos


Se puede comprobar fácilmente como esas doce combinaciones de tres elementos son las únicas existentes en nuestro origen...

De manera similar podríamos, además, haber aplicado unos criterios de filtro, para obtener las combinaciones únicas de solo aquellos registros que cumplan aquellos criterios...
Veamos la imagen siguiente, donde se especifica un criterio por Zona, y donde queremos listar solo las combinaciones/registros únicos de éstos.
1-Copiar a otro lugar
2-Rango de la lista: $B$2:$F$22 (esto es, la base de datos con el encabezado incluido!!)
3-Rango de criterios: $I$2:$M$3 (donde incorporamos los criterios deseados)
4-Copiar a: $I$7:$K$7 (son los tres campos que componen nuestro id múltiple).
5-Solo registros únicos (marcado).

Filtro Avanzado Registros Únicos



El resultado tras aceptar:

Filtro Avanzado Registros Únicos


Obteniendo el listado de combinaciones únicas que verifican nuestros criterios para esos tres campos Zona+Comercial+Producto.

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