Un ejemplo de Filtro Avanzado en Excel.

Nos adentraremos, un poco al menos, en el mundo de los filtros avanzados. Son útiles, en especial, cuando estamos trabajando con bases de datos en Excel; si bien conviene recordar que Excel es una Hoja de cálculo y no un gestor de Bases de datos, como lo podría ser Access.
Supondremos que tenemos una Base de datos en nuestra hoja de cálculo, y que pretendemos aplicarles, para encontrar o filtrar algunos de sus registros, un filtro; en aquellas ocasiones en que los Autofiltros se quedan 'cortos' para lo que pretendemos obtener, aplicaremos los Filtros Avanzados, donde desaparecerán las restricciones o limitaciones que tenía el Autofiltro.
En primer lugar recordaremos desde donde activamos esta herramienta avanzada; si utilizamos Excel 2003 navegaremos por el Menú Datos > Filtro > Filtro avanzado; si nos decidimos por la versión Excel 2007 iremos al Menú Datos > Ordenar y Filtrar > Avanzadas.
Para poder aplicar esta herramienta avanzada debemos saber que además de nuestra Base de datos, necesitamos un rango de celdas a parte donde indicar cuáles son los criterios de filtro, es decir, dos rangos: Rango de la lista y Rango de criterios.

Otra ventaja que tenemos al aplicar este filtro avanzado es que podemos optar bien por filtrar sobre la misma base de datos, al igual que el Autofiltro, o bien realizar un copiado con los registros filtrados que cumplan las condiciones o criterios dados en el lugar que seleccionemos.

De nuestra base de datos necesitamos conocer qué registros cumplen la condición que el número de productos vendidos, campo 'unidades del producto', sea menor de 56 o que sea mayor de 79 y menor de 96 (trabajaremos en nuestro ejemplo con desigualdades estrictas para facilitar el trabajo).

Para poder aplicar nuestro 'Filtro Avanzado' construimos en otro lugar de la hoja de cálculo un rango de criterios, en el cual deberemos incluir la cabecera o título del campo sobre el que queremos aplicar el filtro. De forma similar a como aplicabamos las restricciones en la funciones de bases de datos, actuaremos con estos Filtros avanzados, es decir, teniendo presente que las condiciones dadas en una misma fila indicarán el cumplimiento simultáneo (i.e., equivale a un operador Y), y que las condiciones en distintas filas indicarán un cumplimiento adicional (i.e., equivale a un operador O).
En nuestro ejemplo, el rango de criterios quedará entonces:

Ejecutando la herramienta de Filtro avanzado, y seleccionando el Rango de la base de datos, y el Rango de criterios, así como la opción de Copiar el resultado a otro lugar:

obtendremos el siguiente resultado de registros que cumplen las condiciones dadas:

Debemos saber que el filtro avanzado, al igual que el Autofiltro, respeta el orden de los registros de la Base de datos original; que no existen restricciones o limitaciones en cuanto a número de condiciones sobre un mismo campo (recordemos que con el Autofiltro no podíamos aplicar más de dos condiciones al tiempo sobre un mismo campo). Y muy importante conocer la forma de aplicar estas distintas restricciones; siempre que las condiciones estén en la misma fila, independientemente del campo que sea, estamos forzando el cumplimiento simultáneo, mientras que si se encuentran en distintas filas forzamos todas las condiciones alternativamente.

Por ejemplo, podríamos haber necesitado extraer aquellos registros que cumplieran, además de la anterior condición, cuya fecha de operación es anterior al 31/12/2009, para lo que tendría que haber dado como rango de criterios:

es decir, filtramos aquellos registros que cumplan al tiempo que su número de productos vendidos sea mayor de 79 y menor de 96 y que además su fecha de operación sea anterior o igual al 31/12/2009, por otro lado buscamos también aquellos registros cuyo número de productos vendidos sea inferior a 56 y además su fecha de operación sea igual o menor a 31/12/2009.